Erik van Marle – Blog over risicomanagement

www.naris.com


1 reactie

De meeste risico’s deugen!

Een verwijzing naar het zeer interessante boek en aanrader ‘De meeste mensen deugen’ van Rutger Bregman. Zou een aantal van zijn conclusies ook toepasbaar zijn op risico’s? Bij voorbaat geef ik aan dat geen van wat ik beweer op enige wetenschappelijk onderbouwing is gebaseerd 😉. Gewoon een blog om de gedachten weer eens de vrije loop te laten.

Rutger Bregman doet in zijn boek een aantal constateringen die je volgens mij ook op het onderwerp risicomanagement zou kunnen loslaten.

  1. Niemand staat ‘s-ochtends op met het idee een ander pijn te doen of schade te veroorzaken
  2. Slecht nieuws krijgt meer aandacht dan goed nieuws terwijl dit laatste er stiekem meer is
  3. Zodra je ergens regels / omheining omheen zet begint het gevecht, als iets gemeenschappelijks is zorg je er ook met elkaar voor
  4. Wie vriendelijk doet, wie goed ontmoet

Ad 1. Te grote risico’s neemt niemand zomaar.

De mens is van nature heel risicobewust. Iedereen op zijn of haar eigen wijze maar niemand zal risico’s nemen waarbij mensen of zaken die men belangrijk vindt in gevaar komen. Dit geldt mijns inziens voor zowel de privésfeer als in de zakelijke omgeving. Zakelijk liggen de consequenties vaak verder weg waardoor men de directe gevolgen wellicht niet altijd scherp heeft maar dit heeft ook te maken met in welke mate men voldoende is opgeleid voor de functie. Als je weet dat door jouw nalaten klanten niet verzekerd zijn zal iedereen er van nature alles aan doen om dit te voorkomen. Soms heeft men onvoldoende kennis om het geheel te overzien maar dit zie ik meer als een afstemmingsvraagstuk. Weet iedereen van elkaar waar en waarom men de dingen doet zoals ze gedaan worden?

Ad 2. De meeste risico’s nemen we goed.

Ik ben er van overtuigd dat >80% (en dat is de voorzichtige schatting) van de risico’s goed gemanaged worden. We hebben het hier alleen niet over. Organisaties hebben (net als Rutger Bregman vaak aangeeft) meer oog voor wat er mis gaat dan voor wat er allemaal goed gaat. Hoeveel zaken gaan er goed bij het bouwen van een huis? Huizen worden tegenwoordig opgeleverd met minder dan 10 opleverpunten. 10 van de hoeveel?? Heel veel!
Natuurlijk moeten we leren van onze fouten en incidenten. Maar we moeten ook vieren wat er goed gaat! Als Naris hebben wij al 2 keer de lancering van ons nieuwe platform uitgesteld. We gaan voor kwaliteit en voor veilig (lees ook het boek: ‘het is oorlog maar niemand die het ziet’ van Huib Modderkolk dan weet je waarom). Tot 2 keer toe opnieuw begonnen, heel veel leergeld betaald door veel mensen. Nu is het zaak dit ook te gebruiken en iedere keer beter te worden. Ik ben ervan overtuigd dat wij met het mooiste en meest integrale pakket op de markt gaan komen maar ben in dit proces ook al een paar keer in de ‘negatieve spiraal’ terecht gekomen. Het is echt moeilijk om de successen te blijven zien omdat de aandacht blijkbaar heel natuurlijk altijd naar de fouten gaat. Dit vraag continue bewustzijn op dit gebied.

Ad3. Te formele organisaties organiseren grote risico’s!

Als organisaties nog klein zijn, zeg start-ups, is alles heel overzichtelijk. Er zijn nog geen formele rollen en verantwoordelijkheden. We kijken met elkaar naar het totaal en iedereen pakt op waar men goed in is. En als iemand anders iets laat vallen staat een ander klaar om het over te nemen of te helpen. Het doel is duidelijk en gemeenschappelijk en er is geen wij tegen zij. Rutger Bregman geeft mooie voorbeelden van organisaties als Buurtzorg, Agora en burgerbegrotingen als in de stad Torres. Allemaal voorbeelden waarbij de verantwoordelijkheid voor de doelen van de organisatie breed worden gevoeld en dus ook gedragen. De risico’s die hierbij horen worden ook breed gezien en gemanaged, met elkaar. Rutger Bregman geeft in zijn boek tal van voorbeelden dat waar meer regels geïntroduceerd worden de schijnveiligheid toeneemt maar de praktijk het tegenovergestelde laat zien. Op de kostscholen worden de meeste gevechten gevoerd, in strenge gevangenissen zijn de meeste geweldsincidenten, in de strengste politiestaten zien we de meeste misdadigers, juist omdat we ertoe gedwongen worden om daar naar te kijken! Hier gaat het alleen nog maar om incidenten te zien en op iedere afwijking van de regel te handhaven

In organisaties die sterk rule driven zijn zullen we dus ook meer overtredingen / incidenten vinden. Als we van elkaar weten dat we worden aangesproken (laat ik het woord afrekenen niet gebruiken) op de hoeveelheid incidenten die we veroorzaken zullen we er alles aan doen om dit te voorkomen. In lijn met wat Rutger Bregman heeft geconstateerd in de politiestaat New York gaan we dus incidenten niet melden, onder het tapijt vegen, anderen de schuld geven, etc.

Hiermee organiseren we dus onze eigen risico’s!

Ad 4. Open en transparant leidt tot meer begrip

Voor zover ik het kan beoordelen (alleen op basis van de meer dan 200 gesprekken die ik jaarlijks heb met klanten en potentiële opdrachtgevers) worden we steeds transparanter in het delen van risicoprofielen. Door schade en schande wellicht (zeesluis IJmuiden bijvoorbeeld) komen we er achter dat hele risicovolle projecten nu eenmaal niet bij 1 partij kunnen liggen. Aan de andere kant ontstaan er uit risicovolle projecten ook weer vaak nieuwe innovaties. Als we aan de risicokant delen, dan ook aan de opbrengsten kant toch? Wellicht dat we hier nog wat stappen in moeten zetten om ook dit soort winsten nu en in de toekomst met elkaar te delen. De beste samenwerkingen zijn toch die waar je samen wint maar ook samen verliest. Een bedrijfsmodel dat alleen op risicovolle projecten is gestoeld is in mijn ogen gedoemd te mislukken. Er moet ook altijd een basis in de bedrijfsvoering zijn waar je altijd op terug kunt vallen omdat je er gewoon goed in bent en dus geld kunt verdienen. Door je kennis en expertise zijn de risico’s overzichtelijk.

Volledig in Control?

Op basis van bovenstaande moet je dat misschien meer voelen en ervaren dan afdwingen. De meeste Strategische risicoprofielen die ik ken gaan maximaal 20% over nieuwe keuzes en de overige 80% over de zaken beter doen of met een andere focus dan we al deden. Des te belangrijker om ervoor te zorgen dat de aansluiting tussen de operationele risico’s en de strategische keuzes zichtbaar is. Sturen op de belangrijkste risico’s is in 80% van de gevallen sturen op heel veel zaken die al goed gaan en waarvan we ons willen verzekeren dat dit goed blijft gaan 😉

We zouden ook de discussie aan kunnen gaan of het 3-lines of defence model nog wel zoveel toekomst heeft. Of zouden we gewoon de toon kunnen veranderen? Wij zijn laatst geaudit voor ISO27002. Als relatief kleine organisatie is dit een mooie uitdaging waarbij we erg afhankelijk zijn van onze mensen. Verloop heeft direct impact. We hadden 2 hele scherpe maar ook vriendelijke auditors die je af en toe ook gewoon op de goede weg zetten. Vriendelijkheid en hulpvaardigheid zijn de belangrijkste motivators om met veel enthousiasme de laatste puntjes op de bekende i te zetten.

Vriendelijkheid kan ook zijn om het de mensen op de werkvloer, aan het bed, achter het bureau zo makkelijk mogelijk te maken. Wie heeft er geleerd om in risico’s te denken? Niemand dus en daar staan zij ook echt niet mee op….. Toch willen we wel een uitspraak van ze. Standaardiseren en simpel houden zijn cruciaal om toch informatie te krijgen zodat je hen door middel van nieuwe inzichten en kennisdeling verder kunt helpen.

Vriendelijkheid is de taal die iedereen ziet en kan horen!


1 reactie

Risico Control Matrix succesvol implementeren

Uitgangspunten:

  • Natuurlijk hoort de verantwoordelijkheid voor risico’s in de 1e lijn
  • Leiderschap is belangrijker dan meer controls
  • We willen weten welke risico’s onze doelstellingen bedreigen
  • Diversiteit van betrokken is noodzakelijk meerdere expertises aan tafel te hebben
  • Dialoog is cruciaal om tegenspraak te organiseren
  • Het gaat om vertrouwen – trust – confidence – etc.
  • Maar….

Imago

> 80 % van het risicoprofiel gaat om de ‘te minimaliseren’ risico’s (Kaplan). Dit gaat over het functioneren van de organisatie en is daarmee een grote verantwoordelijkheid van management om aan te geven of we hier de goede dingen doen en deze goed doen! Als in de operatie zaken niet goed lopen staan organisaties snel in de krant. Of we dit nog risicomanagement moeten noemen is de vraag. Business as Usual is wellicht beter.

Het belang van deze risico’s is dus groot. Niet alleen vanuit het perspectief Imago maar ook omdat het gaat over alle soorten assets en dus uiteindelijk over balansposities en W&V rekening.

Standaardiseren / Best Practice

De zogenoemde 1e lijn zijn de ‘handen aan het bed’. Nooit opgeleid om risico’s en beheersmaatregelen op te schrijven. Ook niet in de wieg gelegd om de procesbeschrijvingen op te pakken. Met hen workshops doen voor het draagvlak klinkt leuk maar weinigen zitten te wachten op de discussie hoe je een risico beschrijft.

Inmiddels hebben wij mooie voorbeelden hoe door een hele goede voorbereiding de ‘In Control’ doelstelling sneller behaald kan worden. Inclusief een actieve en blijvende rol voor de 1e lijn!

Vanuit onze professionele opdrachtgevers kunnen wij heel duidelijk zien dat sturing op de Key processen, risico’s en controls voldoende comfort geeft. Alleen in geval van bepaalde incidenten of aandachtspunten vanuit de toezichthouder wordt de scope verbreed. Een 2e lijn die de business begrijpt kan voor deze processen 95% van de risico’s en te verwachten controls beschrijven.

Met de business voeren we alleen nog de discussie wat applicable of non-applicable is. We vragen ze tests op de controls uit te voeren en effidence up te loaden. Het dossier voor een eventuele (externe) audit is gereed.

NARIS GRC

Laten we de workshops bewaren voor innovaties, projecten, scenariodenken, strategieontwikkeling, etc.


Een reactie plaatsen

Succesvol GRC-implementeren

Voor wie en waarom….en dan pas hoe en wat!

Voor wie en waarom doen wij (GRC specialisten) het eigenlijk?

De twee belangrijkste vragen die iedere 2e lijn zichzelf zou moeten stellen. Maar ook de ontwikkelaars van GRC systemen. Jarenlang zijn deze systemen ontwikkeld vanuit het gezichtspunt dat we veel informatie willen administreren, voor externe toezichthouders, die voldoet aan alle goverance codes en wetgeving waar de organisaties mee te maken hebben. Geen wonder dat systemen hierdoor complex, onoverzichtelijk en bovenal heel ongebruiksvriendelijk zijn geworden. Toezichthouders willen steeds meer weten en dus steeds meer informatie ophalen. Bestuurders kunnen steeds harder afgerekend worden dus zekerheid over de werking van controls is cruciaal. Zie hier de spagaat.

Hoe mooi zou het zijn als onze systemen de day-to-day business zou ondersteunen? Dat iedereen er profijt van heeft? Hoe zou dat eruit zien? Ongeveer zo:

  1. Ik kan snel opzoeken of we hiermee voldoen aan onze compliance
  2. Ik kan snel taken uitzetten bij collega’s
  3. Als team hebben we inzicht in onze prioriteiten en kunnen we werk van elkaar overnemen
  4. Altijd hebben we real time zicht op de belangrijkste acties
  5. Incidenten kan ik eenvoudig melden en ik word over de voortgang automatisch op de hoogte gehouden
  6. Het goedkeuringsproces wordt automatische bijgehouden
  7. Ik kan putten uit kennis van andere afdelingen

GRC-systemen moeten je helpen om sneller en meer efficient je werk te kunnen doen. Misschien niet leuker, wel makkelijker! De belastingdienst is het ook gelukt, waarom ons niet?

De ‘Wie en Waarom-vraag’ moet dan ook beantwoord worden vanuit de ‘day-to-day’ business. Het gaat niet om volledigheid maar om toegevoegde waarde voor de administrateurs / business. Want dat is het uiteindelijk voor een deel. Net als je financien thuis! Als risk of compliance manager genoegen nemen met minder is best moeilijk maar wel een goede eerste stap. Als je weet hoe het de business helpt kun je in kleine stapjes de reis vervolgen. Beter goed zicht op een klein beetje dan troebel zicht op het totaal!

Hoe laten we dit dan goed aansluiten bij de business?

  • Voor de chauffeur is belangrijk dat er snel incidenten kunnen worden gemeld. De planner heeft het totaal overzicht en in geval van calamiteiten moet het eenvoudig zijn om te escaleren.
  • De afdeling hypotheken moet weten welke risico’s standaard zijn bij aanvragen en snel inzicht in de procedure bij afwijkingen is key. Sommige controls moeten altijd beoordeeld worden en dit moet eenvoudig kunnen.
  • Als sales wil je weten welke contracten op scherp staan. Of de partijen met wie we zaken doen geen risico’s met zich meebrengen en ratio’s niet snel veranderen waardoor betalingsproblemen zich kunnen voordoen.
  • Als afdeling inkoop wil je het toeleveranciersrisico spreiden. Leveranciers mogen niet teveel afhankelijk zijn van jou en bovendien moet je altijd een fallback hebben.
  • De projectleider wil bij de start weten welke wet- en regelgeving van toepassing is en hoe dit de scope beinvloedt. Daarnaast zijn verstoringen van belang zodat er snel over alternatieven nagedacht kan worden.
  • De bestuurder / CEO is in control als het totaal aan afwegingen en keuzes eenduidig wordt gedaan en dit proces ook automatisch wordt vastgelegd. Hiermee kan de CEO zich verantwoorden.

De dashboards binnen het GRC vraagstuk moeten dus veel persoonlijker worden. Consolideren op risk / compliance / kwaliteit / audit is het makkelijkst!


Een reactie plaatsen

Trends in Risico’s en de kansen die dit biedt

Schermafbeelding 2018-10-15 om 21.41.25Verandering is tegenwoordig nog de enige constante. Digitalisering van bedrijfsvoering is een continue ontwikkeling. Systemen worden steeds meer met elkaar verbonden. Niet alleen binnen organisaties zelf maar ook tussen organisaties. En hoe houd je zicht op de risico’s die dit met zich meebrengt.

Operational controls worden steeds meer geautomatiseerd. Enerzijds door de softwareleveranciers en de garanties / certificaten die ze afgeven. Anderzijds door binnen de GRC software deze controls in hoogfrequentie te laten reviewen.

Toeleveranciers management

Sinds een kleine 10 jaar wordt het merendeel van de software als SAAS (Software as a Service) aangeboden. Cyber security / informatiebeveiliging is een issue voor al je toeleveranciers van deze software. Hoe goed ken je je toeleveranciers? En kun je dezelfde aanpak gebruiken voor je andere leveranciers? De aanpak kan immers vergelijkbaar zijn.

Assetmanagement

Data is een asset. Data heeft tegenwoorden een grotere waarde voor organisaties dan de reguliere assets die op de balans staan. Er zijn uitdagingen op het gebied van transparantie, kwaliteit, juistheid, privacy, wetgeving en maatschappelijke acceptatie. Alle zul je moeten beveiligen. Welke risicoafweging maak je? Doe je dit vanuit dezelfde risk appetite?

Wetgeving als concurrentievoordeel

Wet- en regelgeving loopt achter de actualiteit aan. Zeker in het geval van nieuwe technologien. Het anticiperen hierop kan een kernkwaliteit zijn en ervoor zorgen dat je kunt outperformen ten opzichte van je concurrenten.

Nieuwe technologie biedt kansen. Maar alleen als je heel goed in samenhang de risico’s die erbij horen kunt managen. Dit vraagt een continue afweging tussen deze risico’s, de mate van control en de prestatie waar je voor wilt staan als bedrijf.

Wat een energie als je dit in de vingers hebt. Het is niet voor niks dat de snelst groeiende bedrijven volop investeren in het automatiseren van Governance, Risk en Compliance!