Software kan de basis vormen voor goed risicomanagement, omdat het zorgt voor het voeren van de juiste discussie. Het doel van de software is dus niet om alles zo compleet mogelijk vast te leggen, dit is alleen handig bij risicoverantwoording. Dit is een wezenlijk onderscheid waar managers rekening mee moeten houden bij het selecteren van de juiste tool. Omdat hierover verschillende misverstanden bestaan, maar het een strategische afweging betreft, vind je in deze blog mijn selectiecriteria voor software voor risicomanagement.

Leverancier
Het begint direct bij de leverancier. De wereld verandert razendsnel en dit heeft natuurlijk effect op de software. Daarnaast is deze vaak nieuw en complex, dus heb je hulp nodig om er mee te kunnen werken. De informatie in het systeem dient in elk geval veilig te zijn en het contact met de leverancier moet soepel verlopen. Puntsgewijs:

• Capaciteit. De mogelijkheid om door te ontwikkelen en veranderingen op te vangen.
• Hulp. Een helpdesk voor snelle back-up is wenselijk.
• Beveiliging. Risico-informatie bestaat uit cruciale gegevens die niet op straat mogen komen te liggen.
• Stabiliteit. Kies een leverancier die verstand heeft van de software èn de inhoud.
• Flexibiliteit. Ontwikkelingen gaan snel, hier moet een leverancier in mee kunnen gaan.
• Inhoud. Leveranciers zonder inhoudelijke expertise zullen meer moeite hebben aansluiting te vinden met de risicomanagement uitdaging.

Meten
Een aantal zaken moet terugkomen in elke digitale risicomanagement tool. Software is goed geschikt om te meten en vergelijken. Zorg daarom dat in de tool in elk geval de volgende elementen zitten:

• Stakeholder schema’s
• Trendanalyses
• Grafieken
• Kosteneffectiviteit van beheersmaatregelen
• Rapportages die gaan over inhoud en cultuur

Online en ander gemak
De hele wereld is online en dat heeft allerlei redenen, maar gemak en snelheid zijn er zeker twee van. Om de zekerheid te hebben dat de informatie in het systeem actueel is en de tool gebruiksvriendelijk, zijn de komende features van belang:

• Toegang via web. Zo kan er op verschillende locaties gewerkt worden.
• Smart applicaties. Hierdoor kan informatie eenvoudig ingevoerd en gedeeld worden.
• Intuïtief. De tool moet logisch zijn, zeker om gebruik op de lange termijn te waarborgen.
• Links met het web. Hierdoor kan externe kennis worden gebruikt.
• Onbeperkt gebruik. Zodat klanten, nieuwe werknemers en andere betrokkenen de tool ook kunnen gebruiken.
• Snelheid. Niemand wil in een traag systeem werken.

Ondersteuning
Goede software ondersteunt alle stappen van het risicomanagement proces. Het beheersen van planningen, maken van connecties en archiveren van data hoort hier uiteraard bij.

• Tijdsplanninganalyse
• Oorzaak- en gevolgschema’s
• Risicoregister
• Monte Carlo analyse

Verbinden
Een risicomanagement informatiesysteem dat goed geïmplementeerd is, hoeft niet persé met allerlei andere systemen te integreren. De manager moet wel op de hoogte zijn van de belangrijkste risico’s uit andere systemen. Het verbinden van resultaten vanuit verschillende kaders zorgt ervoor dat het management een goede integrale afweging kan maken.