Cyrille Wismans, Risicomanager bij Van Oord, legt uit hoe risicomanagement is opgezet bij Van Oord Hier zijn ze twee jaar geleden structureel mee begonnen. Vijf jaar geleden begon hij als Risk Engineer bij Van Oord, waar hij nu teamleider is bij de Project Planning & Riskafdeling. 

Complexere Projecten vragen om beter Risicomanagement

Risicomanagement is op dit moment binnen Van Oord gepositioneerd in de afdeling Engineering & Estimating.  Vanuit deze afdelingworden alle area’s en business units bediend. De aanleiding om risicomanagement prioriteit te geven komt doordat het bedrijf steeds meer complexe, innovatieve projecten aanneemt van grote omvang en met een lange doorlooptijd. Complexe projecten vormen een substantieel deel van de business van Van Oord, risicomanagement is dus van groot belang.

Belang van Risicomanagement

Van Oord heeft haar werkgebied (de gehele wereld) ingedeeld in 5 area’s  en een drietal business units. Bij de business unit Offshore gaat het vooral om grote projecten in de offshore olie- en gasindustrie. Onder andere de aanleg, het vervangen van en het onderhoud aan onderwaterpijpleidingen. In deze industrie staan vanwege de lage olieprijs de prijzen momenteel enorm onder druk. Hierdoor is het belang van risicomanagement flink toegenomen. Ook  in de offshore windindustrie is Van Oord actief. Een industrie waar risicomanagement een grote rol speelt. Van Oord voert hier grote projecten uit, waar veel verantwoordelijkheid mee gemoeid is. Ze staat garant voor het hele ontwerp, de levering, de inkoop en bouw van windmolenparken. Hierdoor trekt het bedrijf veel risico’s naar zich toe.

Lange adem

Zoals eerder genoemd is structureel risicomanagement relatief nieuw bij Van Oord. Om een succesvolle implementatie te bewerkstelligen is het volgens Wismans essentieel om verder te bouwen op de al bestaande werkwijzen in het bedrijf. Daarnaast dient men zich te realiseren dat de implementatie van risicomanagement  een proces is van de lange adem.

Betrokkenheid van de Board cruciaal

Wanneer er gekeken wordt naar het proces zoals dat door Van Oord wordt gehanteerd in relatie tot risicomanagement, dan legt Wismans uit dat de Board acht key focus areas in Van Oord heeft aangewezen. Hiervan is risicomanagement er één. In het proces van het binnenhalen van een project tot aan de uitvoering, heeft Van Oord een aantal quality gates (stage gates)  ingebouwd. Het risicomanagement proces sluit hierop aan en vormt een belangrijk onderdeel van het besluitvormingstraject. Bij iedere stage gate wordt gebruik gemaakt van risicoinformatie die uit de risicomanagement cyclus komt. Bij stage gate 1 wordt bijvoorbeeld besloten of Van Oord wel of niet zal  tenderen. Hier ligt een commerciële en strategische afweging aan ten grondslag, maar ook het risicoprofiel van een werk wordt in deze afweging meegenomen.

Risk en Opportunity Database

Van Oord heeft een risk and opportunity identification list ontwikkeld. Hierin zitten ongeveer 150 risico’s verdeeld over twaalf risicogebieden waar het bedrijf in veel van haar projecten mee te maken heeft. Voorbeelden zijn: Political and Economical, Physical Conditions, Environmental Impact, Procurement and Subcontracting, Safety & Health and Security, Contractual and Legal. Het proces begint bij de risico identificatie. In een omgeving waar veel technische mensen werken, die de neiging hebben snel van probleem naar oplossing te gaan, is de toegevoegde waarde van risicomanagement het verzamelen van alle input en het daarin aanbrengen van de noodzakelijke structuur.

Lessons learnt

Om meer inzicht te krijgen in de aard en omvang van risico’s is niet alleen de lijst met de twaalf risicogebieden  belangrijk, maar ook de lessons learnt. In de eindewerkrapporten ligt een enorme schat aan informatie, ook over de opgetreden risico’s. Daarnaast zijn er gesprekken met projectleiders die kennis hebben van een bepaald gebied essentieel.

Iedereen aan tafel!

Wismans legt uit hoe hij de analyses begeleidt: “We zitten met begroters en werkvoorbereiders om tafel, analyseren de risico’s en zoeken voortdurend naar optimalisatie. Als je scherp gaat wil je uiteraard ook weten waar je aan toe bent. Tenders met een waarde van meer dan vijftig miljoen euro moeten sowieso langs onze Board. Een van de elementen die daar op tafel komt te liggen is risicomanagement en de noodzakelijke reserveringen. Als de Board kritische vragen stelt, zit de Risico Engineer veelal aan tafel om toelichting te geven”. Volgens Wismans is Van Oord met het risicomanagement op de goede weg, maar er valt nog meer winst te behalen. Deze zit met name in de betrokkenheid tijdens de uitvoering van projecten. Een stijgende lijn is al wel te zien.

Automatisering voor borging en eenvoud

Daarnaast wordt er  gewerkt aan automatisering. Wismans vertelt dat Van Oord momenteel samenwerkt met Naris. Het bedrijf heeft een eigen kennisdatabase ontwikkeld, gebaseerd op NARIS GRC, maar met een Van Oord look and feel. Voor elk project worden daar de risico’s in gehangen en de projecten worden weer onverdeeld in area’s of typen projecten. Wanneer er een redelijk aantal projecten in is opgeslagen, kun je binnen area’s of op typen projecten een statistische analyse doen.

Een systeem zoals Van Oord nu heeft, een soort op maat gemaakte NARIS GRC, zorgt ervoor dat mensen meer gestimuleerd en gedwongen worden om over risico’s na te denken, deze systematisch te identificeren en te structureren.  Middelen als de risk and opportunity identification list, geven structuur en houvast. En bovendien een beter begrip van de risico’s. 

Gouden tips:

• Mensen/managers moeten risicomanagement echt willen adopteren, wil het werken
• Een risicomanager moet pro-actief zijn, hij moet veel uitleggen en sturen, meer brengen dan halen en zichzelf kunnen verkopen
• Zorg voor realistische doelstellingen en verwachtingen
• De risicomanager moet een duidelijk zichtbare plaats in de organisatie hebben